JEUX DE SOPHIA 2019 : Règlement général

 

 

Article 1 : L’esprit des Jeux de Sophia

 

Les « Jeux de Sophia » sont avant tout une manifestation festive, conviviale et sportive/ludique, organisée par l'association Sophia Club Entreprises, pour les actifs du territoire de Sophia Antipolis (salariés, étudiants et chercheurs).

Nous attirons votre attention sur l'importance de ne pas consommer de substances à risque pendant les épreuves (alcools, produits dopants, stupéfiants, ...).

 

Article 2 : Modalités d’Inscription

 

2- 1 : Qui est concerné ?

 

L’inscription aux Jeux de Sophia est strictement réservée aux personnes majeures affiliées par leur activité à une structure professionnelle, universitaire ou de recherche, localisée sur le territoire Sophipolitain. Est donc exclue toute personne ne répondant pas aux critères précités.

 

NB : Dans le but du respect de l’esprit des Jeux de Sophia, lesquels sont exclusivement dédiés aux actifs Sophipolitains, seules les dérogations exceptionnelles validées par le Bureau des Jeux seront acceptées.

 

2- 2 : Montant des Droits d’Inscription

 

Chaque participant aux Jeux de Sophia devra payer des frais d'inscription aux Jeux de Sophia ainsi que des frais d'inscription aux épreuves classiques et/ou spéciales et à la Soirée de Clôture.

 

  • Frais d’inscription aux Jeux de Sophia : 13 € pour les salariés / 7 € pour les étudiants
  • Frais d’inscription aux épreuves classiques (frais uniques pour toutes les épreuves classiiques) : 7 €
  • Frais d’inscription aux épreuves spéciales : voir grille tarifaire sur le site des Jeux
  • Frais d’inscription à la Soirée de Clôture :

Participant aux Jeux de Sophia

Offert

Accompagnant : 1 par participant

Offert

 

Attention : Inscription à la Soirée de Clôture OBLIGATOIRE sur le site web du lundi 20 maiau dimanche 16 Juin.

  • Les tickets d’entrée à la Soirée de Clôture se présenteront sous forme de QR codes, disponibles sur le compte des participants du site internet, rubrique « Mes Jeux / Accès Soirée de Clôture ».
  • Le volume sonore étant important et le lieu n'étant pas adapté aux enfants, nous n’accepterons pas les mineurs de moins de 18 ans.

 

2 – 3 : Règlement des Droits d’Inscription

 

Le règlement des frais d’inscription se fait :

  • En ligne sur le site web des Jeux de Sophia (jeuxdesophia.com), par paiement CB via une opération sécurisée par la Société Générale,
  • Par chèque, à l’ordre de Sophia Club Entreprises ou en espèces (merci de prévoir l’appoint)

A envoyer ou à déposer au Bureau des Jeux de Sophia, 635 routes des Lucioles, 06560 Sophia Antipolis.

 

Votre participation peut aussi être prise en charge par votre entreprise ou votre école. Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre référent en interne.

 

ATTENTION :Les participants, ne s’étant pas acquittés des droits d’inscription avant la date limite de paiement, ne verront automatiquement désinscrits. Ils n’auront la possibilité de se réinscrire sur le site avec l’obligation de faire un paiement immédiat, que sous réserve de disponibilité.

Si vous n’êtes plus disponible à la date prévue lors de votre inscription, pensez à vous désinscrire au minimum
5 jours AVANT la date de l’épreuve
sur le site des Jeux ou à contacter le Bureau des Jeux. Passé ce délai votre inscription restera due.

 

2 – 4 : Remboursement des Droits d’Inscription

 

Le Sophia Club Entreprises, organisateur des Jeux de Sophia, se réserve le droit de reporter la date d’une ou plusieurs épreuves (ou de l’annuler de façon exceptionnelle pour des raisons de sécurité).

Chaque qualification ou finale annulée sera reportée à une autre date (dans la mesure de la faisabilité), communiquée sur le Site web (www.jeuxdesophia.com) et par mail à toutes les personnes inscrites à cette qualification ou finale.

 

IMPORTANT A SAVOIR :

Epreuve classique : la modification de date ou l’annulation de l'épreuve n’entraînent en aucun cas le remboursement des droits d’inscription aux épreuves classiques.

Epreuve spéciale : Seule l'annulation de l'épreuve par l'équipe organisatrice des Jeux, sans aucun report de date, pourra donner lieu, sur demande, au remboursement des frais d’inscription à l’épreuve spéciale concernée.

Aucun remboursement des frais d'inscription aux Jeux de Sophia ne sera effectué.

 

2 – 5 : Date limite d’Inscription

 

Les inscriptions sont ouvertes à partir du Lundi 15 Avril 2019.

Elles seront en règle générale closes 2 jours avant la date de l’épreuve, sauf si celle-ci affiche complet.

Voir les détails dans la Fiche épreuve sur le site des Jeux

 

NB : Aucune inscription ne sera acceptée sur le lieu des épreuves.

 

2 – 6 : Pièces à fournir (obligatoire)

 

 

Sur la plupart des épreuves sportives des Jeux de Sophia, il sera exigé :

  • Un Certificat Médical datant de moins d’1 an (le certificat utilisé pour les Jeux de Sophia de l'année précédente ne sera pas accepté),

Ou

  • La copie d'une Licence Sportive du sport choisi en cours de validité, portant attestation de la délivrance d'un certificat médical mentionnant l'absence de contre-indication à la pratique sportive.

Ou

  • Une Décharge de responsabilités type à scanner et nous transmettre via le site web.

 

 NB : Une fois avoir accusé réception du Certificat Médical, de la copie de la Licence Sportive ou de la Décharge, la responsabilité de la structure organisatrice sera entièrement dégagée. Aucune participation ne sera acceptée sans la délivrance de ces documents officiels.

 

Sont exclues de cette réglementation, et dispensées de présentation des documents précités, les épreuves suivantes : Babyfoot ; Belote contrée ; Boules carrées ; Bowling ; Échecs ; Escalade ; E-sport ; Fléchettes ; Foot à 5 ; Géocaching ; Laser quest ; Pétanque ; Photomarathon ; Poker ; SophiAdventure ; Tir à l’arc ; Urban game.

 

Article 3 : Engagement de la Responsabilité

 

3 – 1 : Responsabilité du Participant

 

Chaque participant s’engage formellement par son inscription à :

  • Prendre connaissance du règlement de chaque épreuve (Site web à rubrique Epreuves à Détails)
  • Respecter ce règlement, ainsi que les décisions et / ou recommandations des juges et arbitres des compétitions,
  • Faire preuve de fair-play vis-à-vis des autres concurrents
  • Respecter l’environnement ainsi que les installations sportives et/ou équipements mis à sa disposition par l’organisation. Les détériorations éventuelles seront à la charge du participant les ayant causées.
  • Respecter l'équipe organisatrice, constituée de bénévoles, en étant présent et ponctuel à chacune de ses épreuves,
  • Vérifier qu’il est médicalement apte à participer aux épreuves choisies (voir Article 2-6),
  • Fournir le justificatif médical le prouvant à l’organisateur au minimum 2 jours ouvrés AVANT la date de l’épreuve (via le site internet),
  • Régler préalablement sa participation en vue d'accéder aux épreuves sportives & loisirs choisies.

 

Nous tenons à rappeler à nos participants que la pratique sportive comporte des risques. Ainsi, nous recommandons aux sportifs de plus de 35 ans de réaliser des tests d'effort.

Dans la mesure du possible, les épreuves se déroulent en dehors du temps de travail : sur les pauses déjeuner, en soirée ou pendant le week-end.

Les Jeux de Sophia ont obtenu le label « Agenda 21 », décerné par le Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF), attestant que les organisateurs sont engagés dans une démarche d’amélioration permanente dans le domaine du respect de l’environnement et du développement durable.

Chaque participant, par son inscription s’engage à respecter la charte des Jeux de Sophia (consultable et téléchargeable sur le site des Jeux).

 

3 - 2 : Responsabilité de l’Organisateur

 

Le Sophia Club Entreprises de Sophia-Antipolis a souscrit une assurance « organisateur d’épreuves » auprès de la Compagnie ALLIANZ en vue de couvrir sa responsabilité civile, sachant que chaque participant assume ses propres dommages physiques et/ou matériels, et/ou vis-à-vis d’un tiers, via sa propre responsabilité civile.

 

Article 4 :Classement

 

Challenge Entreprises/Ecoles : Le classement se calcule au nombre de médailles (or/argent/bronze) remportées par les compétiteurs. Si une équipe est composée de participants issus de différentes entreprises ou écoles, la médaille sera partagée au prorata.

Exemple : 1 équipe de 2 personnes (issues d’une entreprise A et d’une entreprise B) remporte la médaille d’or. Le salarié de l’entreprise A rapportera 0,5 de la médaille d’or à son entreprise.

 

Challenge 2-50 :Le classement se calculera comme le Challenge Entreprises selon le nombre de médailles (or/argent/bronze) remportées par les compétiteurs des entreprises comprenant entre 2 et 50 salariés. Principe identique de calcul au prorata si les membres de l’équipe sont issus de différents établissements.

Article 5 : Divers

 

5 - 1 : Droit à l’image

 

Les participants autorisent expressément les organisateurs des Jeux de Sophia, à utiliser les images fixes ou vidéo sur lesquelles ils pourraient apparaître, prises à l’occasion des épreuves, sur tout support, y compris les documents promotionnels et/ou publicitaires, dans le monde entier et pour la durée la plus longue prévue par la loi, les règlements, les traités en vigueur, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être apportées à cette durée.

 

De même, les participants autorisent que leur nom/prénom et le nom de leur entreprise puissent être mentionnés lors de la publication de résultats (consultables uniquement en étant logué sur le site internet).

 

5 – 2 : Mentions légales du site internet

Sophia Club Entreprises met en œuvre une Politique de Confidentialité et de protection des données, publiée sur son site Internet en Juillet 2018. Cette Politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD 2018).

En application de cette Politique du Club, les données collectées et conservées dans le cadre de l’organisation des Jeux de Sophia sont limitées aux données personnelles nécessaires à l’inscription, l’information des participants, la gestion des épreuves.

Cette base de données des participants a fait l’objet d’une déclaration à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

En conformité avec le RGPD et la politique générale du Club en la matière, les participants peuvent exercer à tout moment leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition aux démarches commerciales, ainsi que de retrait de consentement.

 

5 – 3 : Les lots

 

Cette année, chaque participant recevra gratuitement un ticket de tombola à la Soirée de Clôture des Jeux, à savoir le jeudi 20 juin. Ce ticket lui permettra de participer à la Tombola de la Cérémonie de Clôture.

La personne remettant le ticket à l’équipe organisatrice sera déclarée gagnante.

 

Pour plus de détails, se référer au Règlement Tombola ci-dessous.

 

 

 

 

JEUX DE SOPHIA 2019 : Règlement Tombola

 

Article 1 :Organisateur

 

L’association Sophia Club Entreprises, n° SIRET 481 448 090 00029, enregistrée le 9 janvier 2015 à la sous-préfecture de Grasse (direction de la réglementation) sous le numéro W06 10 03 756, ayant son siège social situé 635 route des Lucioles, 06 560 SOPHIA ANTIPOLIS, organise une tombola gratuite à l'occasion de sa manifestation des Jeux de Sophia.

 

Celle-ci aura lieu lors de la cérémonie de clôture des Jeux (le jeudi 20 juin 2019à la SIESTA Antibes).

 

Article 2 :Participants et conditions de participation

 

La participation à la tombola est ouverte à toute personne physique, s’étant inscrite sur le site des Jeux (avoir un numéro d’ID qui lui est propre) et ayant participé au moins à une épreuve des Jeux, organisés du lundi20 mai au Dimanche 16 juin 2019.

 

Un ticket de tombola sera remis à chaque personne ayant participé à une épreuve, lors de la Soirée de clôture du jeudi 20 juin.

La participation à la tombola implique l'acceptation complète et sans réserve par le participant, sans aucune restriction ni réserve, du présent règlement.

 

Toute personne ne remplissant pas les conditions indiquées ne pourra retirer son lot.

 

Les organisateurs se réservent le droit d'exclure les bulletins de toute personne n'ayant pas respecté le présent règlement ou ayant tenté d'obtenir un lot frauduleusement.

 

Les tickets seront à déposer dans l'urne transparente présente à l’entrée de l’infrastructure accueillant la soirée de clôture (uniquement la moitié du ticket). L'urne sera fermée à clef et ne sera ouverte que pour le tirage au sort. L’horaire de fermeture définitive de l’urne est, pour des raisons logistiques, prévue à 21h00 le jeudi 20 juin 2019.

Toute personne souhaitant participer à cette tombola devra être présente à la Soirée de clôture.

 

Article 3 :Tirage au sort

 

Un référent du Sophia Club Entreprises sera mandaté pour la tombola de cette 25éme édition afin d’en garantir le bon déroulement, et la conformité du tirage au présent règlement.

Les différents lots seront tirés au sort, dans l'ordre croissant de leur valeur de dotation. Ce tirage au sort sera effectué en parallèle de la soirée.

 

Les numéros gagnants seront affichés sur l'écran géant dès la fin du tirage.

Les lots seront tirés au sort par valeur décroissante.

Les participants ayant un numéro affiché devront se rendre à la zone indiquée pour faire valider leur ticket par l’organisation. Ils y resteront jusqu'à la remise de leur lot par notre partenaire.

 

Une carte d'identité pourra être demandée afin de contrôler l'identité du gagnant.

 

Si personne ne se présente pour retirer un lot, celui-ci ne sera pas remis en jeu.

 

Article 4 :Dotation

 

La liste des lots sera affichée sur le site www.jeuxdesophia.com. La liste définitive des lots sera arrêtée au plus tard le 11/06/2019.

L'organisation des Jeux décline toute responsabilité quant à l'état des lots à leur remise.

L'Organisation des Jeux n'a aucune obligation de garantie concernant les lots.

Toute plainte concernant la qualité du lot devra être dirigée vers le partenaire offrant le lot.

Les gagnants prendront à leur charge toute garantie utile et nécessaire, les assurances et les frais de transport en ce qui concerne leur lot et l'utilisation de celui-ci.

 

Article 5 :Limitation de responsabilité

 

L'organisateur n'encoure aucune responsabilité du fait de l'organisation de la présente tombola, notamment si, en cas de force majeure ou d'événements indépendants de sa volonté, il est amené à annuler, écourter, proroger ou reporter la tombola.

L'organisateur ne peut être tenu responsable d'un quelconque problème engendré par l'organisation de la tombola, la participation à la tombola, la désignation des gagnants, l'attribution du lot et l'usage qui en sera fait.

 

Article 6 :Consultation du règlement

 

Le présent règlement peut être consulté sur le site web  www.jeuxdesophia.com.

Le présent règlement est régi par la loi française.

 

Article 7 :Données à caractère personnel

 

Sophia Club Entreprises met en œuvre une Politique de Confidentialité et de protection des données, publiée sur son site Internet en Juillet 2018. Cette Politique est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD 2018).

En application de cette Politique du Club, les données collectées et conservées dans le cadre de l’organisation des Jeux de Sophia sont limitées aux données personnelles nécessaires à l’inscription, et au tirage de la tombola.

 

Cette base de données des participants a fait l’objet d’une déclaration à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

En conformité avec le RGPD et la politique générale du Club en la matière, les participants peuvent exercer à tout moment leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition aux démarches commerciales, ainsi que de retrait de consentement.

 

Article 8 :Contestations et litiges

 

Toute contestation relative à cette tombola devra obligatoirement intervenir par écrit auprès de l'Organisation des Jeux, dans un délai maximum de 7 jours à compter de la date du tirage au sort.

 

Ce courrier devra mentionner la date précise de participation à la Tombola, les coordonnées complètes du participant et le motif exact de la contestation.

 

Aucun autre mode de contestation ou de réclamation ne pourra être pris en compte.

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